Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

                                                                                                ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                                рішенням зборів суддів

                                                                                                Турійського районного суду

                                                                                                Волинської області

                                                                                                від 28.09.2015 № 22 

 

 

 

 

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Турійському районному суді Волинської області (далі — Засади) визначають порядок функціонування автоматизованої системи в Турійському районному суді Волинської області, урегулювання яких відповідно до Закону України “Про судоустрій і статус суддів” і Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення), затвердженим рішенням Ради суддів України № 2 від 02.04.2015 року, відноситься до повноважень зборів суддів Турійського   районного суду Волинської області.

1.2. Засади розроблені  відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», норм процесуального законодавства, Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

1.3.  В Турійському районному суді Волинської області (далі - суд) використовується комп’ютерна програма «Д-3» (далі -  КП «Д-3»).

1.4.  КП «Д-3» використовується виключно для документообігу суду, обміну інформацією між судами та передачі інформації до центральних баз даних.

1.5 . Для функціонування КП «Д-3» в суді забезпечується :

- своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

- своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

- захист інформації автоматизованої системи в суді;

- інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

1.6.  КП «Д-3» забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме :

- реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

- розподіл судових справ між суддями;

- взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

- фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

- реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

- контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді та голови суду про закінчення цих строків;

- використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

- оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

- індексацію документів та їх контекстний пошук;

- виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних судових рішень;

- зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

- відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

- надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

- підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

- передачу судових справ до електронного архіву;

- надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

1.7.  Користувачами КП «Д-3» є судді, помічники суддів, працівники апарату суду, технічний адміністратор, функціональні обов’язки та права яких визначаються наказом керівника апарату суду. 

1.8.  Користувачі КП «Д-3» вносять до бази даних автоматизованої системи інформацію в межах наданих їм прав.

1.9. Користувачі КП «Д-3»  зобов’язані забезпечувати конфіденційність  інформації, яка міститься в автоматизованій системі документообігу.

1.10. Несанкціоноване втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду має наслідком відповідальність, встановлену законом.

 

 

2.1 Використання автоматизованої системи документообігу суду ґрунтуються на принципах :

- централізованого зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених в суді;

- оперативності  внесення до програми даних;

- достовірності внесеної до програми інформації;

- захисту інформаційних ресурсів програми від стороннього несанкціонованого втручання;

- відкритості інформації про стан розгляду справ;

- відповідальності користувачів програми за зміст інформації, внесеної до програми.

 

 

3.1.  Усі справи та матеріали, що підлягають розподілу між суддями, реєструються в день надходження за допомогою КП «Д-3». Розподіл судових справ та матеріалів між суддями здійснюється після реєстрації по мірі надходження за правилами та в порядку, встановленими Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

Справи і матеріали, які мають скорочені терміни розгляду, у разі їх наявності, розподіляються одразу після їх реєстрації згідно підрозділу «Автоматизований розподіл судових справ між суддями» Розділу 2.3. «Розподіл судових справ між суддями»  Положення.

3.2. Розподіл усіх справ і матеріалів здійснюється виключно керівником апарату суду, який є відповідальним за автоматичний розподіл справ.  

3.3. Спеціалізація  суддів з розгляду конкретних категорій справ у суді не запроваджується.

 3.4.  Колегія для розгляду справи у суді формується шляхом автоматичного розподілу між суддями динамічно зі всього складу суддів випадковим вибором після постановлення відповідної ухвали головуючим у справі суддею. В такому ж порядку здійснюється заміщення (заміна) членів колегій у необхідних випадках.   

 3.5.  Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за чотирнадцять днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

- у період відпустки судді;

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України - з моменту прийняття рішення про призначення;

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

3.6. На підставі окремих розпоряджень голови суду не здійснюється автоматичний розподіл справ суддям у випадках виконання ними іншої роботи, не пов’язаної зі здійсненням правосуддя, а саме: здійснення узагальнення судової практики, аналізів стану здійснення судочинства тощо.

3.7. У випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, автоматичний розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення виявлених недоліків.

3.8. Розподіл справ, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні, здійснюється між усіма суддями, які мають повноваження, без врахування суддів, які на момент розподілу таких справ відсутні з поважних причин (лікарняний, відпустка, відрядження тощо).

3.9. Не здійснюється розподіл справ,  які за законом мають розглядатися невідкладно, голові суду в період виконання ним адміністративних обов’язків за межами суду та визначити наступний порядок  дій при виникненні таких обставин: у разі виконання  головою суду  адміністративних обов’язків за межами суду, голова суду подає відповідну службову записку керівнику апарату, який проставляє відносно голови суду у табелі в КП «Д-3» на відповідний календарний день чи період відмітку «адмінбронь» у разі надходження справ, які за законом мають розглядатися невідкладно.

3.10. У разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи,  розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян, здійснюється в порядку, встановленому пунктом 3.11 цих Засад.

3.11.  Розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян, здійснюється керівником апарату суду (особою, яка виконує його повноваження), який відповідальний за здійснення автоматизованого розподілу справ:

- за списком суддів в алфавітному порядку шляхом розподілу справ у міру їх надходження почергово – в порядку розташування прізвищ суддів у списку відповідно до абетки з урахуванням наявності в судді повноважень щодо розгляду судової справи;

- колегія для розгляду справи формується зі всього складу суддів почергово – в порядку розташування прізвищ суддів у списку відповідно до абетки після постановлення відповідної ухвали головуючим у справі суддею. В такому ж порядку здійснюється заміщення (заміна) членів колегій у необхідних випадках.

3.12. Кожний робочий день о 09.00 керівник апарату або особа, яка виконує його повноваження,  перед початком розподілу будь-яких справ і матеріалів, узагальнює інформацію про відсутніх на робочому місці суддів з вказівкою підстав відсутності (відпустка, відрядження, лікарняний тощо).

У разі невиходу судді на роботу з поважних причин, які будуть підтверджені документально, суддя зобов’язаний  до 09:00 дня невиходу на роботу повідомити про це керівника апарату.

Невиконання суддею правил, визначених абзацом 2 п. 3.11. Засад позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково та не є підставою для їх повторного розподілу.

3.13. Будь-який суддя (судді) мають право бути присутніми під час розподілу справ і матеріалів.

3.14. Результат розподілу справ між суддями оформлюється в протоколі автоматизованого розподілу судової справи між суддями, який формується автоматично за допомогою КП «Д-3» та підлягає роздрукування після розподілу справи, підписується керівником апарату  суду та долучається до матеріалів справи.

3.15. Повторний розподіл справ і матеріалів, у разі заміни головуючого судді здійснюється з урахуванням вимог Положення та  розділу 3 Засад.

 

 

4.1. Кримінальні провадження або кримінальні справи, де злочини скоєні неповнолітнім чи малолітнім розглядають судді, уповноважені зборами суддів.

 

 

 

5.1. Слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, обираються строком на 3 роки.

 

 

6.1. Внесення недостовірних даних в КП «Д-3», допущення інших порушень які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, працівниками суду відповідальними за реєстрацію справ і матеріалів, внесення даних до обліково-статистичних карток, може бути підставою для притягнення до відповідальності.